3.4. Detail RoG & Alur Persetujuan
Klik No. RoG untuk membuka detail. Di sinilah Anda membaca konteks dan mengambil keputusan. Halaman terbagi kiri (isi & aksi) dan kanan (info pemohon & riwayat).
Yang perlu Anda baca lebih dulu:
- Isi Laporan — deskripsi masalah/permintaan, ditambah "Solusi yang ditawarkan pemohon" (bila ada), Kategori detail, Area / gedung, dan daftar Lampiran (foto pendukung).
- Eksekusi — siapa Penanggung jawab, Vendor, tanggal Mulai/Selesai, Estimasi selesai, dan Keterangan progress.
- Info Pemohon (kanan) — nama, unit, email, telepon, dan data karyawan terdaftar.
- Riwayat (kanan) — jejak lengkap siapa melakukan apa dan kapan. Ini bukti audit; periksa bila ada keraguan.
Kartu Approval & Aksi menampilkan status persetujuan dan tombol yang muncul sesuai tahap permintaan. Ringkasan di atasnya menunjukkan "Final approval" (Pending / Lolos GA / Approved / Declined), siapa yang me-review GA, dan siapa yang menyetujui Finance.
Alur normalnya begini:
-
Review GA (saat status Reporting). Sebagai GA/manajer Anda melihat dua tombol:
- Setujui (teruskan ke Finance) — muncul konfirmasi "Setujui review GA? Request akan diteruskan ke Finance untuk approval." Setelah Anda setujui, permintaan pindah ke tahap Finance.
- Tolak — membuka jendela "Tolak Review GA" yang mewajibkan alasan penolakan untuk pemohon.
-
Keputusan Finance (saat status Filtering). Muncul:
- Approve Finance — konfirmasi "Approve Finance? Request masuk tahap pengerjaan (action)." Setelah disetujui, pengerjaan dimulai.
- Tolak — jendela "Tolak Keputusan Finance", juga wajib alasan.
-
Penugasan — pilih Penanggung Jawab dan Vendor dari daftar, lalu Simpan Penugasan.
-
Catat Progres — tulis perkembangan di kotak "Tulis perkembangan pengerjaan…" lalu tekan Catat. Setiap catatan tersimpan di Riwayat.
-
Selesaikan — tombol Selesaikan dengan konfirmasi "Selesaikan request ini? Status akan menjadi Finish dan tidak bisa diubah lagi."
Bila tidak ada tombol yang muncul, akan tertulis "Tidak ada aksi yang tersedia untuk status … saat ini" — artinya permintaan sedang di tahap yang bukan giliran Anda.
📷 Gambar belum tersedia — Kartu "Approval & Aksi" dengan tombol Setujui/Tolak (Detail sebuah RoG berstatus Reporting) 📷 Gambar belum tersedia — Jendela "Tolak Review GA" dengan kolom alasan (Detail RoG, setelah menekan Tolak)
⚠️ Perhatian: Menolak selalu butuh alasan tertulis. Alasan ini terlihat oleh pemohon dan tersimpan permanen di riwayat. Tulis dengan jelas dan sopan — mis. "Anggaran triwulan ini sudah habis, ajukan kembali bulan depan" — agar pemohon paham dan tidak bertanya-tanya.
💡 Tips keputusan: Sebelum menyetujui Pengadaan, cek dulu ketersediaan anggaran di Budget Planner (bagian 5) dan kinerja vendor di Vendor VPI (bagian 4). Persetujuan yang baik berbasis data, bukan tekanan.