2. Kelola Karyawan (Employees)
Halaman Employees berisi data induk pegawai — judulnya "Employees" dengan keterangan "Data induk pegawai lintas kantor, unit, dan jabatan." Kolomnya: ID, Name (nama lengkap + nama panggilan), Email, Phone, Office, Unit, Unit Role, Grade, Status, dan Created At.
Ini "cermin" data HR — bukan sumber utamanya
Data karyawan pada dasarnya disalin otomatis dari sistem HR (aplikasi kepegawaian Talenta/Santika). Ketika HR menambah, mengubah, atau menonaktifkan pegawai, perubahan itu mengalir sendiri ke HCGA+ tanpa perlu Anda ketik ulang. Karena itu:
- Data di sini mengikuti apa adanya dari HR — termasuk penulisan huruf besar/kecil pada email dan format nomor telepon dipertahankan persis seperti di HR (tidak diseragamkan).
- Perubahan besar sebaiknya dilakukan di sistem HR, bukan di sini, supaya kedua sistem tetap sinkron.
💡 Tips: Ada perbedaan halus antara email karyawan dan email akun login. Email pada halaman Employees meniru gaya penulisan dari HR (boleh ada huruf kapital). Sementara email pada halaman Users (untuk login) selalu disimpan huruf kecil. Ini normal dan disengaja — jadi jangan bingung bila terlihat sedikit berbeda.
Menambah / mengubah karyawan secara manual
Meski umumnya otomatis, Anda tetap bisa menambah pegawai lewat tombol Create Employee. Formulirnya dibagi beberapa bagian:
- Personal Information — foto (opsional, maks 2,5 MB; format webp/png/jpg/gif), Full Name (wajib), Nick Name (dipakai sebagai nama presensi), Gender (Male/Female/Other).
- Contact Information — Email (wajib), Phone.
- Identity Information — Employee Number (NIP, opsional).
- Career & Contract Information — Unit, Unit Role, Office (wajib), Grade, dan Description.
Klik Create Employee untuk menyimpan. Untuk mengubah, klik ikon pensil pada baris karyawan. Menghapus karyawan bersifat soft-delete (bisa dipulihkan lewat ikon Restore).
⚠️ Perhatian: Karena data ini otomatis dari HR, entri manual bisa tertimpa saat sinkronisasi berikutnya. Gunakan penambahan manual hanya untuk kasus khusus (mis. pegawai yang belum terdaftar di HR), dan komunikasikan ke tim HR agar dirapikan di sumbernya.